Inspirasi
10 Langkah Kelola Pos Pengeluaran di Fase Awal Usaha
Hingga kini, tampaknya pandemi belum ada tanda-tanda usai. Situasi ini membuat banyak orang terpaksa berhenti dari pekerjaan dan akhirnya memutuskan buka usaha. Memulai usaha di tahun 2020 ini memang sebuah tantangan. Selain mental harus kuat, kamu juga perlu cakap dan cermat dalam mengelola pos pengeluaran. Agar usaha kamu bisa kuat bertahan dan berjalan di tengah badai yang tengah melanda semua pelaku usaha. Karena membuka usaha di masa sekarang memang penuh tantangan juga resiko. Bahkan bisa jadi, dalam beberapa bulan setelah membuka usaha, keuntungan belum bisa didapat sesuai dengan target yang diimpikan. Bahkan banyak yang berucap bisa balik modal aja udah syukur.
Jangan sampai kamu mengalami hal ini ya, Usahawan. Kata siapa bangun usaha di era pandemi tidak bisa CUAN. Jika kamu mau belajar dan berani mencoba, tidak menutup kemungkinan usaha kamu bahkan mendapatkan keuntungan yang melejit. Apa lagi jika kamu piawai dalam melihat peluang di tengah situasi ini. Memang sih, arah kebijakan masih terus berubah. Justru dengan inilah, ketangguhan dan flexibilitas kamu sebagai usahawan sedang dilatih.
Gimana? Siapkah kamu jadi UsahawanMakinCUAN?
Untuk itu, kamu perlu tahu nih pos pengeluaran apa saja yang memiliki kemungkinan meraup modal usaha kamu. Jangan sampai, salah menetapkan anggaran atau hanya karena satu pos pengeluaran usaha kamu jadi nggak jalan.
Apa yang harus dilakukan?
1. Antisipasi pos pengeluaran yang besar
Buat kamu yang sedang membangun usaha, ini yang perlu kamu waspadai. Wajar memang jika ada pos-pos yang membutuhkan dana yang besar. Biasanya adalah pengeluaran yang bersifat modal atau aset. Besar di awal, namun ke depannya kamu hanya memerlukan biaya pemeliharaan. Hitung secara cermat biaya yang semacam ini. Jika ini berupa pembelian, lakukan riset mendalam untuk membandingkan mana yang paling memberikan keuntungan jangka panjang.
2. Perhitungkan jumlah tenaga kerja
Saat baru memulai membangun usaha, perhitungkan benar kebutuhan kamu akan tenaga kerja. salah satunya adalah berapa banyak kamu harus merekrut tenaga kerja. Ada banyak pertanyaa, lebih baik membayar tenaga kerja murah atau mahal namun berpengalaman?
Tidak ada yang benar atau salah dari kedua pilihan ini. Yang terbaik, kamu harus lihat dulu jenis usaha, fase usaha, dan kebutuhan tenaga kerja seperti apa yang paling urgent untuk saat ini. Jangan sampai kamu merekrut tenaga kerja yang tidak pas dengan peran dan bayarannya. Perbanyak tanya dan membaca. Jam terbang juga akan membantu kamu bisa melihat masalah ini dengan lebih cakap. Yang juga perlu diingat, bila kamu mempekerjakan tenaga kerja terlalu banyak di fase yang kurang tepat, bukannya jadi maju, usaha kamu bisa-bisa malah kesulitan akibat keberatan biaya.
Hitung dengan cermat fixed cost besar untuk gaji pekerja. Kaji kembali apakah kamu benar-benar membutuhkan pekerja dengan keahlian tertentu dan berapa jumlahnya. Jika sudah direkrutpun, kamu harus dapat terus memantau kinerjanya.
Agak merepotkan, mungkin, dalam bayanganmu. Apa lagi jika kamu juga mulai punya beberapa outlet yang lokasinya berjauhan. Tapi jika kamu menggunakan Qasir, urusan pantau pegawai bisa dibikin simpel, kok. Meskipun kamu punya banyak outlet sekalipun. Karena Qasir punya fitur-fitur yang sangat bisa kamu andalkan untuk mengurus hal-hal ini, seperti Kelola Pegawai, Kelola Outlet dan Absensi.
Kelola Pegawai memungkinkan kamu mengatur hak akses pegawai, outlet tempat ia bertanggung jawab, melacak transaksi selama shift kerja pegawai yang bersangkutan, dan lain-lain.
Kelola Pegawai adalah fitur dasar gratis yang dapat dinikmati oleh semua pengguna Qasir tanpa dibutuhkan biaya apa pun. Selengkapnya tentang Kelola Pegawai dapat kamu baca dengan mengklik link ini.
Sebagaimana Kelola Pegawai, Kelola Outlet membuat kamu bisa memantau semua cabang outlet kamu, bagaimana stok produk dan transaksi yang terjadi dengan mudah dan simpel. Fitur ini pun termasuk fitur dasar yang bisa digunakan semua pengguna. Untuk mengetahui artikel tentang cara menggunakan fitur Kelola Outlet, klik link ini.
Nah kalau satu ini namanya fitur Absensi. Sebagaimana namanya, fitur ini diciptakan untuk memudahkan proses absen masuk dan pulang pegawaimu secara akurat karena menggunakan sistem jam otomatis, ada mode selfie dan titik koordinat. Kamu pun bisa memantau laporannya dari mana pun, hanya perlu membuka akun Qasir kamu. Fitur Absensi termasuk dalam fitur premium berbayar type subscription yang memerlukan biaya berlangganan. Namun jangan khawatir, biayanya sangat terjangkau dan pas untuk UMKM kok. Hanya kurang dari Rp200 ribu per tahun atau hanya Rp500 saja per hari. Untuk membaca tentang cara penggunaan fitur Absensi, silakan klik link ini.
JIka kamu ingin berlangganan Absensi, klik link ini.
3. Cermat memilih bahan baku
Selain tenaga kerja, bahan baku juga merupakan pos pengeluaran yang perlu kamu perhatikan. Memilih bahan baku yang terlalu mahal bisa membuat pengeluaran usaha kamu membengkak, sehingga harga produk pun akan meningkat. Pada ujungnya ini pun akan berpengaruh pada pelanggan usaha kamu sendiri.
Agar pelanggan tetap setia, sebaiknya carlah supplier penyedia bahan baku dengan harga terbaik. Pastikan harga bahan baku yang kamu pilih terjangkau dan memiliki harga terbaik. Kaji kembali apakah bahan baku kamu sebanding dengan kualitas yang akan kamu dapatkan.
Tahu nggak, kamu bisa lho mencari bahan baku di aplikasi Qasir. Caranya buka menu Beranda, kamu akan melihat menu Pesan Barang. Di sana kamu bisa menemukan aneka keperluan untuk usahamu, mulai dari barang FMCG, bahan baku segar dari partner andalan kami, biji kopi, hingga barang kemasan dan aneka plastik.
Klik di sini untuk mencoba belanja grosir di Qasir.
4. Perkirakan stok bahan baku
Memastikan stok bahan baku di gudang tetap dalam jumlah yang aman memang sangat diperlukan. Tapi ingat, menyimpan bahan baku berlebihan juga bisa membuat pos pengeluaran kamu jadi semakin membengkak. Otomatis perputaran produksi kamu jadi tidak seimbang,
Bukan hanya jumlah produksi, tapi kamu juga perlu memperhatikan adanya waktu kadaluarsa, sehingga dapat mengakibatkan kualitas produk kamu menurun. Sebaiknya, bijaklah dalam membeli bahan baku. Atur pengeluaran bahan baku lebih cermat agar modal usaha yang kamu miliki bisa dialokasikan untuk pos pengeluaran lainnya.
5. Perhatikan pengeluaran untuk promosi
Promosi sangat diperlukan untuk usahawan di fase awal. Namun jika jumlahnya terlalu banyak dan besar, juga tidak baik kan. Apa lagi mengingat usaha kamu juga masih merintis. Alih-alih demikian, cobalah untuk menggunakan cara promosi yang murah dan menyebar lebih luas. Misalnya dengan memanfaatkan digital marketing lewat media sosial dan promosi dari mulut ke mulut.
Selain menggunakan sistem ini, kamu juga bisa menggunakan orang-orang dekat yang memiliki followers yang banyak. Memberikan produk gratis dengan meminta sedikit review dari mereka di media sosial juga tidak ada salahnya lho. Dengan cara seperti ini, usaha kamu tentu bisa lebih dikenal lebih banyak orang lagi. Yuk coba, BossQ!
Kuncinya: Tetap sistematis dalam mengelola keuangan
Hal-hal di atas sangat erat kaitannya dengan urusan mengelola keuangan. Tapi tahukah kamu kunci dari semua itu bisa berjalan dengan baik? Sistematis. Langkah yang sistematis membuat kerjamu efisien dan tidak mubazir. Langkah sistematis termasuk mencatat semua hal yang berhubungan dengan usaha, SETIAP HARI. Iya setiap hari. Jadi jika sewaktu-waktu kamu memerlukan catatan di hari-hari yang sudah lewat, kamu nggak akan kesulitan. Repot? Nggak!
Kamu kan sudah pakai Qasir. Tinggal maksimalkan saja semua fungsi dan fitur yang tersedia. Jika perlu fitur tambahan untuk membuat kerjamu makin sistematis, kamu bisa pilih fitur premium yang sesuai dengan jenis usahamu. Salah satu fitur yang akan membantu kamu sistematis dalam kelola keuangan adalah Laporan Penjualan Otomatis.
Ini adalah fitur di mana laporan usaha bisa kamu lihat hanya dengan membuka email saja, sehingga kamu tidak perlu akses dan login ke sistem Qasir untuk melihat laporan penjualan usaha kamu. Simpel! Untuk membaca cara penggunaan fitur ini klik di sini.
Selain dengan menggunakan fitur pilihan yang membantu kamu kelola keuangan usahamu, Qasir punya tips mengelola pos pengeluaran saat membangun usaha nih. Yuk simak langkah-langkahnya!
Langkah Kelola Pos Pengeluaran Saat Membangun Usaha
Berhenti kerja dan membuka usaha di masa pandemi itu memang tricky. Namun kalau kamu sudah tahu selanya, kamu pasti bisa menikmatinya. Lalu, bagaimana cara agar pemula seperti kamu bisa mengelola pos pengeluaran saat membangun usaha?
Langkah #1: Pisahkan tabungan usaha dan pribadi
Memisahkan rekening usaha dan pribadi memang penting. Apalagi kalau kamu ternyata membuka usaha bersama teman. Jangan sampai deh, karena uang hubungan kamu dan teman jadi berantakan.
Mengapa sih kamu harus memisahkan tabungan usaha dan pribadi? Sebab dengan memisahkan rekening tabungan, kamu bisa lebih mudah dalam mengelola usaha. Ini pun juga sudah ada dalam prinsip akuntansi bernama ‘kesatuan usaha’, dimana harta dari pemilik harus terpisah dengan harta perusahaan. Kalau kamu sudah memisahkannya, maka pengelolaan keuangan atau modal kamu bisa dibuat lebih akurat.
Langkah #2: Cek kesehatan finansial usaha kamu
Saat membangun usaha, pastikan dulu untuk cek kesehatan finansial. Untuk memulainya, evaluasi keuangan kamu. Kemudian buka laporan keuangan untuk mengetahui cash flow dari usaha kamu selama ini. Apa saja pengeluaran-pengeluaran bulanan yang akan dimiliki oleh usaha kamu.
Setelah selesai, cobalah untuk memetakan berapa uang yang akan masuk, keluar, serta bila ada modal yang harus kamu bayarkan. Sebaiknya perhatikan dengan teliti dan jangan sampai ada yang terlewat.
Langkah #3: Rencanakan penggunaan modal
Ingin membuka usaha, kamu pasti harus punya modal yang cukup dong. Berapa banyak modal yang diperlukan, kembali lagi pada seberapa besar usaha yang ingin kamu bangun. Kebutuhan modal yang kamu perlukan tak lain untuk membeli bahan baku, peralatan, perlengkapan, dan sebagainya.
Perlu diingat nih, BossQ. Untuk membuat usaha, usahakan diambil dari modal sendiri agar nantinya kamu tidak perlu mengambil risiko berhutang kepada pihak lain. Saat mendapatkan keuntungan, sebaiknya buat juga pengeluaran usaha kamu. Jangan sampai deh terlalu impulsif mengeluarkan uang, kamu jadi menghadapi situasi kekurangan dana.
Agar tidak terjadi kekurangan dana, kamu perlu memiliki rencana belanja modal dengan turut mempertimbangkan segala manfaatnya sehingga penjualan kamu pun bisa lebih meningkat. Kamu pasti bisa deh!
Langkah #4: Saatnya membuat pos-pos pengeluaran
Ketika membuat pos pengeluaran untuk usaha kamu, cobalah membuat rasio perbandingan masing-masing pengeluaran. Kira-kira apa saja yang kamu butuhkan untuk membuka usaha.
Misalnya kamu bisa buat pos untuk membayar tenaga kerja, bahan baku, biaya produksi barang, begitu juga dengan layanan ekspedisinya. Kalau kamu mau membuat pos pengeluaran yang dibutuhkan untuk usaha kamu, kamu perhitungkan juga apakah modal yang kamu butuhkan cukup atau tidak. Kalau tidak cukup tentu kamu akan membutuhkan modal tambahan.
Rumus rasio yang ideal untuk bisnis antara lain: 30 : 30 : 30 : 10. Dimana kamu bisa membaginya dengan:
- 30% untuk biaya operasional
- 30% untuk gaji karyawan
- 30% untuk pengembangan usaha kamu
- 10% untuk keuntungan pribadi kamu.
Dengan rasio alokasi biaya pengeluaran seperti ini tentu usaha kamu bisa terukur dan tertata rapi. Kalau begitu, yuk langsung coba dibuat rasionya untuk usaha kamu!
Langkah #5: Membuat pembukuan keuangan
Setelah membuat perbandingan pengeluaran, membuat pembukuan keuangan juga penting lho BossQ. Caranya, catatlah semua jenis pemasukan dan pengeluaran dari jumlah terkecil hingga terbesar sekalipun secara berkala. Agar tetap terjaga, usahakan setiap transaksi yang kamu buat ada buktinya.
Perlu diingat nih, BossQ. Jangan sampai deh kamu nggak tahu dari mana saja pemasukan yang kamu dapat bahkan pengeluaran kamu untuk apa saja. Percaya deh, pembukuan yang baik tentu merupakan kunci sukses dalam mengatur modal usaha.
Langkah #6: Periksa stok, harta, utang, dan modal secara berkala
Selanjutnya ada lagi nih yang penting. Kamu juga harus memeriksa stok barang yang tersedia. Apakah stoknya mencukupi atau tidak.
Selain itu, kamu juga perlu memeriksa tagihan yang datang dari para penyuplai barang. Jangan sampai barang terhenti karena kamu lupa membayarnya. Nah, tak hanya itu BossQ. Kamu juga perlu memeriksa piutang yang datang dari pembeli. Keseluruhan langkah ini perlu dilakukan agar tidak terjadi tagihan macet atau pembayaran ganda.
Langkah #7: Pentingnya evaluasi usaha kamu
Membagi rasio modal sudah, membuat pembukuan sudah, memeriksa harta, utang, dan modal juga sudah. Lalu langkah selanjutnya adalah evaluasi usaha kamu nih, BossQ. Dengan mengevaluasi usaha, kamu bisa tahu cashflow kamu itu baik atau tidak.
Pertama, kamu bisa melakukan analisis hasil penjualan kamu, berapa jumlah uang yang kamu perlukan untuk membeli bahan baku, produksi barang, ekspedisi, dan sebagainya. Dengan menganalisis catatan pembukuan, kamu bisa mengetahui mana saja pengeluaran yang cukup besar atau mana saja pengeluaran yang kurang.Pasti kamu mau dong efektif atau tidaknya pengeluaran kamu?
Kedua, kamu bisa cari tahu lewat tenaga kerja kamu. Mereka jugalah yang membantu kamu langsung di lapangan. Sebaiknya terima setiap ide yang datang dengan bijak. Siapa tahu mereka punya pendapat yang dapat berguna untuk mensukseskan usaha kamu.
Agar usaha kamu tetap berkembang dengan optimal, sebaiknya lakukanlah evaluasi seperti ini secara rutin. Evaluasi tentu bisa jadi kesempatan kamu dalam membangun kedekatan dengan mereka.
Langkah #8: Perlukah melakukan efisiensi?
Setelah sudah melakukan evaluasi. Kamu tentu bisa menilai apakah pengeluaran tersebut cukup efisien atau tidak. Bila keadaannya tidak memungkinkan seperti pandemi ini, tentu kamu perlu mengkaji ulang agar bisa mendapatkan keuntungan yang optimal. Dari evaluasi tersebut, coba pikirkan lagi tentang pemangkasan pengeluaran.
Agar laju pengeluaran kamu tetap terjaga, kamu tentu perlu membuat beberapa pertanyaan. Misalnya kamu sedang usaha kuliner, kamu bisa buat pertanyaan ini:
- Mungkinkah ada bahan baku yang perlu diganti?
- Apakah perlu mengecilkan porsi?
- Perlukah menaikkan harga?
- Perlukah kamu memaksimalkan tenaga kerja yang ada tanpa harus merekrut baru?
- Apakah memungkinkan bila menggunakan ekspedisi dengan harga lebih murah?
Dengan melakukan efisiensi, kamu akan menghemat pengeluaran yang tidak terlalu penting. Siapa tahu dari beberapa pos yang kamu pangkas, ternyata kamu bisa mengalokasikannya lagi dengan membuat produk lebih kreatif lagi, seperti produk varian baru. Semakin banyak yang bisa kamu pangkas, tentu laju perkembangan usaha kamu akan semakin baik. Jangan sampai jadi sebaliknya ya, BossQ.
Langkah #9: Komitmen dan disiplin kuat
8 Langkah di atas tentu tidak akan bisa dilakukan tanpa komitmen yang kuat dari BossQ. Memang sih, kamu perlu jangka waktu yang panjang untuk bisa mengatur modal sampai benar-benar efektif dan efisien. Namun artinya bukan tidak mungkin bisa kamu lakukan.
Selain komitmen yang kuat, kamu juga perlu disiplin dalam menjalankan aturan-aturan yang kamu buat sendiri. Dengan menanamkan karakter ini pada dirimu dan tenaga kerja, usaha kamu pun akan berjalan dengan lancar sesuai dengan perencanaan yang kamu buat. Yuk jadi contoh yang baik untuk tenaga kerja kamu di tempat usaha!
Langkah #10: Gunakan fitur yang ada di aplikasi Qasir
Bila sudah melakukan seluruh langkah di atas, coba deh cek fitur-fitur aplikasi Qasir yang kamu miliki dengan membaca artikel ini. Dengan aplikasi Qasir, alur pengeluaran dan pemasukan kamu tentu bisa terjaga. Apalagi Qasir memiliki fitur Laporan Penjualan Otomatis dimana setiap laporannya akan dikirim secara otomatis lewat e-mail.
Selain itu, kamu juga bisa mengelola dan membuat aneka program diskon yang menarik sehingga dapat mendapatkan pemasukan lebih. Sementara, agar proses transaksi pendapatan dan pengeluaran kamu bisa terjaga dengan baik, kamu juga bisa cek fitur Catatan Tambahan. Melalui fitur ini, kamu bisa membuat catatan khusus untuk setiap pesanan pada lembar struk dan riwayat transaksi. Jadi nggak perlu lagi deh tulis segala transaksi di buku kas. Aman deh!
Dengan satu aplikasi saja, kamu sudah bisa menghemat beberapa langkah nih. Yuk langsung unduh aplikasinya di sini! Semakin cepat download, semakin cepat juga kamu bisa menikmati hari! Semangat terus, BossQ!
Baca juga:
- Usaha Katering di Masa Pandemi. Yay or Nay?
- Kesalahan yang Umum Dilakukan Usahawan di Awal Membuat Usaha
- Cara Mengatur Keuangan Usaha Agar Berjalan Lancar
- 7 Usaha Sampingan yang Cocok untuk Karyawan Seperti Kamu
- Ketahui Cara Memulai Usaha Laundry Bagi Pemula
- Tips Jualan Online Buat Pemula