Inspirasi
Cara Mengatur Keuangan Usaha Agar Berjalan Lancar
Sejauh mana kamu yakin dengan sistem atau cara mengatur keuangan usaha yang kamu gunakan saat ini?
Pertanyaan ini penting untuk kita tanyakan kepada diri sendiri, baik ketika sedang mengawali perjalanan mengembangkan usaha maupun sudah di tengah menjalankannya. Di era modern ini, sudah semakin banyak orang yang berhasil mandiri dan menjalankan usahanya sendiri, baik sebagai sumber penghasilan utama maupun sampingan. Terlebih dengan kehadiran pandemi, banyak orang beralih ke merintis usaha dari kecil. Meski begitu, sektor UMKM di Indonesia secara umum masih belum berkembang secara optimal, yang seringkali berkaitan dengan tantangan sehari-hari dalam menjaga kinerja dan keberlangsungan usaha. Salah satunya adalah terkait pengelolaan keuangan, yang akan berpengaruh kepada pengambilan keputusan untuk kestabilan usaha.
Gambaran jelas dari kurangnya pemahaman pelaku UMKM terkait pengelolaan finansial adalah minimnya pencatatan keuangan yang dilakukan. Padahal, setiap transaksi yang berlangsung dalam usaha sangat perlu dicatat karena dapat digunakan untuk berbagai langkah lanjutan. Misalnya, dengan pembukuan yang rapi, usahawan bisa tahu sehat atau tidak kondisi keuangan yang dihadapi, sehingga bisa menentukan strategi perbaikan yang tepat. Contoh lainnya, ketika sebuah usaha memiliki pencatatan keuangan beserta laporan pajak yang lengkap, pemiliknya akan jauh lebih mudah mendapatkan akses permodalan yang sebenarnya dibutuhkan untuk mengembangkan usaha lebih lanjut.
Jika kamu sudah menggunakan POS Qasir, selamat. Tandanya kamu sudah selangkah lebih maju. Bagi yang belum tertib melakukan pencatatan karena alasan kerepotan dan bingung mulai dari mana, kamu bisa mulai dengan download aplikasi Qasir dengan perangkat Android kamu (minimal OS 5.0 Lillipop) di sini.
Banyak sumber informasi yang menyatakan bahwa kemampuan pelaku UMKM dalam mengenali dan mengakses sumber daya keuangan akan berdampak pada tingkat pertumbuhan UMKM. Sayangnya, bahkan pelaku UMKM tidak jarang kebingungan harus mulai dari mana. Kesannya sederhana, tapi sebenarnya ini hal yang mendasar dan menentukan keberhasilan UMKM nantinya.
Satu studi kasus terhadap kelompok kecil UMKM di Depok menunjukkan bahwa tingkat literasi finansial dari pemilik usaha yang rendah berpengaruh terhadap kemampuan mengelola keuangan (Anggraeni, 2015). Usahawan hanya sebatas mencatat pemasukan dan pengeluaran keuangan usaha, tanpa disertai dengan penyimpanan dokumen pendukung seperti kwitansi. Usahawan juga belum menggunakan anggaran sebagai bahan evaluasi usaha, sehingga bisa dikatakan manajemen keuangan usahanya belum maksimal.
Apakah kamu juga melakukan hal ini? Tenang aja, di sini kita belajar sama-sama. Sayang, kan, kalau sudah punya usaha yang berjalan tapi ternyata masih banyak “bolong” soal keuangannya?
Cermati 6 Aspek Finansial Penting dalam Usaha
Nah, kalau kita pelan-pelan mau berbenah strategi manajemen keuangan usaha, beberapa aspek dasar ini bisa menjadi acuan dan perlu kita perhatikan baik-baik.
Arus Kas (Cash Flow)
Arus kas uang tunai ini bisa dibilang adalah sumber kehidupan UMKM, sehingga penting dipahami dan diperhatikan sejak awal. Uang tunai yang dimaksud adalah uang yang kita miliki yang tersedia untuk digunakan segera. Sifatnya cair, bukan terikat pada barang, properti, atau stok produk yang ada dalam usaha. Arus kas ini dihitung dengan mengurangkan uang yang dimiliki di awal bulan dari jumlah yang dimiliki di akhir bulan. Kalau ternyata pendapatan yang dihasilkan lebih besar daripada yang dibelanjakan untuk pengeluaran, ini bisa jadi indikasi bahwa kita punya keuangan yang sehat. Ini pun menandakan kalau kita sebagai usahawan punya uang yang cukup untuk membayar pemasok, tagihan, ataupun pinjaman yang berlangsung. Bayangkan bahayanya kalau yang terjadi adalah sebaliknya. Jangankan untung dan bisa berkembang, mencukupi kebutuhan dasar usaha saja bisa terganggu.
Pendapatan & Pengeluaran
Pastinya usaha kita tidak terlepas dari pemasukan dan pengeluaran, kan? Dari seluruh pembelian pelanggan atas produk yang kita tawarkan, kita memiliki pendapatan atau yang biasanya disebut sebagai omset. Di sisi lain, usaha kita juga tidak akan terlepas dari biaya stok produk, sewa dan operasional, gaji karyawan, atau bahkan pemasaran. Ketika kita mengurangi pengeluaran dari pendapatan, kita bisa tahu persis jumlah keuntungan yang dihasilkan melalui usaha. Inilah tujuan yang perlu diraih oleh setiap usaha. Tidak ada gunanya menghasilkan pendapatan yang tinggi jika pengeluaran sama atau lebih dari yang diperoleh. Artinya, usaha punya keuangan yang merugi dan tidak akan bertahan dalam jangka panjang. Karenanya, keadaan keduanya perlu terus dipantau dengan baik.
Inventaris
Inventaris mengacu pada jumlah stok dari produk yang dijual, misalnya pakaian atau makanan tipe tertentu. Mengapa ini termasuk dalam aspek manajemen keuangan? Karena seringkali banyak uang tunai usaha terikat di dalamnya. Seringkali pelaku usaha tidak sadar bahwa produk-produk ini adalah uang, hanya berwujud lain. Sebelum dijual kembali, kita membelinya dengan uang dalam kas yang kita miliki. Karena itu, kalau kita punya stok terlalu banyak, arus kas akan terpengaruh dan besar kemungkinan kita tidak dapat membayar tagihan. Stok yang terlalu sedikit juga berisiko karena mungkin kita tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan serta tidak menghasilkan pendapatan yang cukup. Penting untuk memantau tingkat inventaris secara berkala sekaligus tren pembelian untuk bisa memperkirakan kebutuhan dan mempersiapkan stok dengan jumlah yang sesuai.
Untuk memantau inventaris dengan mudah dan GRATIS, gunakan aplikasi Qasir.
Upah Karyawan
Setiap usaha pasti perlu memikirkan gaji karyawan yang perlu dibayarkan. Usahawan juga bertanggung jawab mengatur pembayaran pajak serta tunjangan lain-lain yang sesuai. Penting untuk menghitung seluruh keperluan dalam tunjangan karyawan, terutama saat pertama kali mempekerjakan seseorang, karena ini merupakan komitmen jangka panjang. Perhatikan kebutuhan kita akan tambahan karyawan serta kesanggupan membayar upahnya. Bagaimana kalau masih sendiri mengerjakan usaha? Bayarlah “gaji” diri sendiri, karena keuangan usaha perlu dipisahkan dari keuangan pribadi agar keduanya terpantau dan terjaga dengan baik. Tiga cara yang bisa dilakukan adalah membayar gaji, honor, atau komisi untuk peran sebagai pekerja; pembayaran uang sewa atau subsidi listrik air dan telepon untuk peran sebagai pemilik properti; dan pembayaran bagi hasil laba atau deviden untuk peran sebagai pemodal.
Untuk memudahkan perhitungan gaji karyawan berdasarkan kinerja dan absensinya, gunakan fitur Kelola Pegawai dan Absensi dari aplikasi Qasir.
Utang Piutang
Utang dan piutang adalah salah satu aspek terpenting dari keuangan UMKM. Piutang mengacu pada jumlah uang yang kita terima dari pelanggan. Pada jenis usaha tertentu, usahawan mungkin tidak selalu menerima pembayaran tunai dengan segera. Misalnya, usaha kita baru menjual 50 rim kertas HVS A4 kepada sebuah pembeli, namun uangnya baru akan dibayarkan di akhir bulan. Artinya, uang yang akan dibayarkan di akhir bulan itulah yang disebut piutang milik usaha kita. Karenanya, penting untuk melacak setiap piutang dan mengejarnya jika sudah lewat tenggat waktu. Sementara itu, utang mengacu pada utang kita kepada pihak lain, misalnya biaya pemasok atau pembayaran pinjaman usaha. Keduanya perlu diperhatikan dan diselesaikan secara tuntas pada waktunya, sehingga pembukuan keuangan usaha tetap seimbang dan stabil.
Untuk mencatat piutang pelanggan dengan aman, gunakan fitur Kasbon pada aplikasi Qasir.
Pajak
Ini adalah aspek keuangan yang mungkin paling enggan disentuh oleh pelaku usaha karena dianggap rumit dan memakan waktu. Meski begitu, pajak merupakan kewajiban setiap pelaku usaha. Diulas oleh Jurnal, di Indonesia terdapat empat kriteria UMKM: usaha besar, usaha menengah, usaha kecil, dan usaha mikro. Masing-masing kategori memiliki persyaratan sendiri yang perlu kita perhatikan, sehingga kita dapat mengetahui pajak-pajak yang perlu kita bayarkan dan melakukan tanggung jawab kita dengan tepat. Pastikan juga untuk menyimpan catatan, tanda terima, dan faktur sehingga kita selalu memiliki bukti aktivitas keuangan usaha.
Memupuk Kebiasaan Baik dalam Manajemen Keuangan Usaha
Kalau kita sudah tahu aspek-aspek penting terkait pengelolaan finansial dalam usaha, tentu akan lebih mudah untuk atur cara mengatur keuangan secara tepat. Setiap usaha pasti memiliki strategi berbeda, tergantung kondisi dan keperluan masing-masing, tapi dengan membangun kebiasaan dasar yang baik, keuangan usaha akan jauh lebih terjaga. Ini beberapa kebiasaan yang bisa kamu coba.
1. Tetapkan Protokol dan Kebiasaan yang Tepat dalam Usaha
Meskipun sesederhana mencatat setiap transaksi dan menetapkan waktu evaluasi keuangan berkala, kontrol ini sangat membantu melindungi kesehatan keuangan usaha. Pemantauan yang dilakukan ketat bisa mencegah risiko kerugian dan juga mengurangi penipuan dalam usaha.
2. Ketahui Setiap Kewajiban dan Risiko dalam Usaha
Setiap usaha akan punya kewajiban, yang jika tidak dipenuhi dapat menimbulkan masalah secara kepercayaan, keberlangsungan usaha, bahkan hukum. Setiap keputusan usaha juga akan memiliki berbagai risiko yang mungkin menakutkan namun diperlukan. Pahami seluk beluk setiap kewajiban dan risiko yang berpotensi terjadi dalam usaha, sehingga kita sebagai usahawan mampu mengelola setiap risiko yang ada serta membuat strategi penyelesaiannya dengan baik.
3. Pahami dan Pantau Dinamika Arus Kas
Jangan terjebak ilusi bahwa semuanya berjalan baik-baik saja. Selalu perhatikan angka nyatanya. Pastikan bahwa arus kas positif dan cukup untuk menutupi pengeluaran selama diperlukan, sampai nantinya keuntungan perlahan-lahan masuk. Gunakan catatan pembukuan secara teliti untuk mengetahui penghasilan setiap bulannya serta memastikan ketersediaan dana yang bisa digunakan.
4. Perhatikan, Tekan, dan Prioritaskan Pengeluaran Usaha
Hati-hati, jangan sampai pengeluaran bocor! Terlebih di awal masa usaha, jaga pengeluaran serendah mungkin. Sebagai pelaku UMKM, selalu tanya pada diri sendiri: sejauh mana saya membutuhkan hal ini? Belanja tentu boleh, tapi jangan sampai jadi menyesal. Selalu buat prioritas pengeluaran, sehingga bisa menghindari kebiasaan pengeluaran yang tidak sehat. Uang adalah alat yang perlu digunakan dengan bijak dalam usaha. Karena itu, ada baiknya membuat rencana anggaran selama satu tahun untuk pengeluaran besar dan dasar untuk membantu mengurangi beban keuangan dari hal yang tidak diperlukan.
5. Analisis Laporan Keuangan Secara Berkala
Analisis laporan keuangan usaha secara berkala adalah sebuah praktik mendasar yang harus dilakukan untuk meninjau gambaran kondisi usaha secara keseluruhan. Penting untuk tidak hanya mengetahui bahwa usaha berjalan dengan baik, tapi juga melakukan perbandingan kinerja usaha dengan kinerja di tahun atau kuartal sebelumnya maupun dengan kinerja usaha kompetitor.
6. Siapkan Dana Darurat dan Dana Fleksibel untuk Usaha
Siapkan kedua dana ini untuk berjaga-jaga seandainya terjadi kejadian besar, tidak terduga, dan ada di luar kendali kita. Ukuran dana darurat bisa berbeda antara usaha tergantung aktivitas dan ukuran usaha, tapi biasanya setara dengan biaya operasional selama 3-6 bulan. Untuk masa-masa di mana kita bisa menghasilkan pendapatan berlebih, sisihkan juga uang yang tidak digunakan ke dalam dana fleksibel. Awalnya mungkin terkesan tidak perlu, tapi inilah yang akan menjadi penyelamat dari kegagalan yang dapat terjadi di masa depan.
7. Beranikan Diri untuk Mengajukan Pinjaman dan Permodalan
Mengajukan pinjaman modal boleh, asalkan kita sudah memiliki pencatatan keuangan yang lengkap dan teratur. Beberapa orang mungkin takut untuk mengajukan pinjaman karena dianggap merugikan. Padahal, tentu boleh mengajukan pinjaman ketika butuh untuk memperpanjang arus kas dan pembiayaan usaha. Meski begitu, hindari berutang seperti ini di awal usaha dan ketika belum yakin mampu menghasilkan uang untuk melunasinya. Pinjaman adalah kewajiban yang harus kita bayar, bukan uang gratis.
8. Disiplin
Disiplin dalam apa? Semuanya! Disiplin berhemat, membuat rencana keuangan, mencatat transaksi, melakukan pembelanjaan sesuai anggaran, menyelesaikan utang piutang, serta membayar pajak wajib. Disiplin menunjukkan komitmen kita sebagai usahawan untuk menjaga keberlangsungan usaha kita sebaik mungkin, termasuk dalam aspek finansial. Ini jerih payah kita, jangan sampai kelalaian kita sendiri yang justru merusaknya. Pikirkan saya rasa puas nanti ketika usaha kita berhasil stabil dan berkembang.
Sudah semakin yakin merancang cara mengatur keuangan untuk usaha kamu? Perjalanannya mungkin tidak mudah, tapi asalkan mau berusaha, pasti ada hasilnya! Apalagi, di era modern ini, semua serba bisa menggunakan teknologi. Contohnya aplikasi Qasir, yang sekaligus bisa digunakan untuk mencatat transaksi, stok barang dalam inventaris, bahkan juga pajak. Selamat mencoba! Semoga setelah ini keuangan usaha kamu semakin sehat ya!
Baca juga: