Inspirasi
Mengubah Laporan Usaha Menjadi Insight
Semua usahawan pasti ingin usahanya berkembang, termasuk kamu juga kan? Tapi dalam mengembangkan usaha kamu tentu memerlukan strategi. Ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Kamu harus memiliki dasar yang kuat dalam mengambil keputusan, yaitu yang berdasarkan data. Intinya adalah, tidak peduli sekecil apa pun usaha kamu, kamu tidak boleh gegabah dalam menentukan strategi usaha.
Melalui teknologi yang mudah (mudah digunakan dan didapat), sejak awal Qasir selalu mendorong usahawan untuk memiliki pencatatan. Karena hanya dengan pencatatanlah kita bisa mendapatkan laporan. Barulah dari laporan kita bisa melakukan analisis yang akhirnya menghasilkan insight. Insight ini bisa kita gunakan untuk apa saja, menyesuaikan kebutuhan kita. Misalnya untuk meningkatkan penjualan, untuk melakukan efisiensi, untuk pengembangan produk, untuk menentukan strategi promosi, bahkan untuk mendapatkan pembiayaan.
Namun kami sadar, masih banyak kebingungan seputar penggunaan laporan selain untuk melihat visibilitas usaha (untuk dokumentasi, mengetahui apakah untung atau rugi, berapa jumlah keuntungan, dll). Untuk itu kamu wajib membaca artikel ini sampai tuntas. Agar kamu bisa menggunakan pencatatan untuk tujuan yang lebih besar lagi.
Laporan
Laporan adalah langkah pertama jika kita ingin bekerja dengan data. Laporan berasal dari pencatatan dan pengorganisasian semua kegiatan transaksi dan pengelolaan toko. Untuk membiasakan diri melakukan analisa, kita harus sering-sering mengamati laporan dan mencoba menarik “cerita” apa yang bisa kita dapat dari laporan itu. Misalnya, jika rata-rata penjualan untuk satu produk adalah 50 unit, kamu harus bisa menceritakan mengapa di hari-hari tertentu penjualan meningkat tajam jadi 300 unit.
Selain data internal, terkadang kamu juga memerlukan informasi atau data dari luar. Data yang baik harus mendukung visual yang menyenangkan untuk dilihat, dan tidak membuat pusing. Jika data itu masih berupa tabel-tabel yang membosankan, kamu bisa mengubahnya terlebih dulu menjadi grafik atau diagram. Namun jika kamu sudah menggunakan aplikasi Qasir, kamu hanya perlu membuka laporan di Web App untuk mendapatkan semua ini.
Oiya, satu yang perlu diingat, laporan yang baik harus disusun dengan parameter waktu yang jelas, selain visual yang jelas. Dengan begitu, kamu akan terbiasa mengkonsumsi informasi berdasarkan data tanpa kesulitan.
Analisis
Analisis adalah langkah setelah laporan dibuat. Analisis adalah proses pencarian dari laporan dan data untuk mulai menceritakan kisah yang lebih kompleks. Analisis termasuk mencari hubungan antara berbagai titik data dan melihat bagaimana itu semua saling mempengaruhi. Pencarian atas korelasi dan hubungan sebab-akibat yang ada di dalam data adalah dasar dari analisis yang baik. Terkadang kita tidak memiliki cukup data untuk benar-benar melakukan analisis yang mendalam. Lagi-lagi berarti kita perlu mengumpulkan data dari luar kumpulan data yang dimiliki.
Insight
Insight adalah tahap terakhir dari proses pengolahan data. Insight memberi wawasan dan pemahaman tentang apa yang perlu dilakukan. Sangat sedikit sekali usahawan yang memanfaatkan laporan untuk sampai di proses ini. Karena harus diakui memang, proses ini membutuhkan effort lebih. Namun jika tujuanmu adalah agar usahamu bisa berkembang pesat, effort lebih seharusnya bukanlah kendala. Insight bisa lahir dari akumulasi analisis yang kamu lakukan dari waktu ke waktu. Insight yang baik dapat melahirkan rekomendasi yang bersifat prediktif ataupun preventif.
Prediktif maksudnya memberikan prediksi atau ramalan tentang apa yang akan terjadi. Sedangkan preventif atau pencegahan yang lahir karena pengalaman yang terekam dan teranalisis dengan baik. Preventif membuat kamu tercegah dari kerugian dalam usaha. Insight juga sangat berguna untuk merencanakan anggaran pemasaran.
Bagaimana mengubah laporan hingga jadi insight?
Jika usahamu sudah lumayan besar atau kamu sudah memiliki staf yang bisa mengolah data, pertanyaan ini mungkin tidak akan terlontar ya. Namun bagaimana jika usahamu masih kecil dan belum bisa menggaji business analyst sendiri? Jangan sedih. Kalau kamu sudah menggunakan POS Qasir, kamu bisa memaksimalkan fungsinya, tidak hanya cukup sampai alat membantu transaksi saja.
Karena aplikasi Qasir juga memberikan laporan berkala dan real-time baik itu dalam bentuk mobile maupun dalam bentuk dashboard pada Web App. Dari laporan itu kamu mulai bisa berlatih bagaimana melakukan analisa dan akhirnya mendapatkan insight dari analisa itu. Jika kamu masih kesulitan, kamu juga bisa meminta bantuan Tim Qasir melalui Live Chat di fitur Bantuan, nantinya Customer Happiness kami akan membantu prosesnya.
Semakin Rinci Semakin Baik
Pada prinsipnya semakin detail data yang bisa kamu himpun, akan semakin akurat analisa dan insight yang dihasilkan. Untuk itu, dalam setiap usaha, paling tidak kamu harus memiliki beberapa laporan, yaitu:
1. Ringkasan Penjualan: Berisi total penjualan, total diskon yang telah diberikan juga total pajak.
2. Penjualan Per Produk: Termasuk laporan penjualan berdasarkan nama produk, jenis produk, kategori produk.
3. Laporan Pajak: Total pajak yang diberlakukan.
4. Laporan Pelanggan: Semua tentang behaviour belanja pelanggan termasuk total kunjungan dan total transaksinya.
5. Laporan Pegawai: Aktivitas ataupun pencapaian pegawai kamu berdasarkan keterangan total transaksi dan total penjualan. Berguna jika kamu ingin memberi bonus atau menaikkan gaji.
6. Metode Pembayaran: Total transaksi berdasarkan metode pembayarannya, mulai dari tunai, nontunai, ataupun nontunai digital.
Banyak yang berpikir, untuk mendapatkan laporan se-detail ini kamu harus berlangganan POS berbayar. Nggak, kok! Kamu bisa mendapatkan semua laporan di atas secara gratis jika kamu menggunakan sistem POS dari Qasir.
Insight dari Laporan Sales Type
Selain semua yang disebutkan di atas, saat ini Qasir juga sudah meluncurkan fitur baru lagi yang membuat kamu mendapatkan laporan yang lebih detail lagi, yaitu fitur Sales Type (Tipe Pesanan). Dengan fitur ini kamu bisa memisahkan mana transaksi berdasarkan ordernya yaitu: dine-in, takeaway, delivery, Go-Jek dan Grabfood. Informasi sales type ini akan terlihat juga pada lembar struk. Jadi bukan hanya kamu yang bisa lihat, tapi juga staf dan pelanggan. Sedangkan rekap-nya juga bisa kamu dapatkan dalam bentuk dashboard di Web App Qasir.
Untuk mengaktifkan fitur ini kamu hanya perlu meng-update aplikasi Qasir kamu, karena aplikasi ini GRATIS alias tidak berbayar. Ya, Qasir memang gemar memberikan kemudahan untuk kamu yang tengah merintis usaha. Jadi kamu bisa menghemat biaya operasional namun tetap bisa memaksimalkan laporan agar bisa menjadi insight untuk perkembangan usahamu.
Untuk cara penggunaan fitur Tipe Pesanan, kamu bisa simak langkah-langkahnya di artikel ini.