Tips
Bikin laporan penjualan berkala tanpa repot? Bisa, kok.
Sebagai entrepreneur, jangan pernah sepelekan laporan penjualan ketika berbisnis, sekecil apapun usahamu. Sebab, sehat tidaknya bisnis yang tengah kamu bangun itu bisa terlihat dari laporan keuangan ini.
Seperti yang dilakukan Metha Ayu Ningtias, ibu rumah tangga yang juga membuka bisnis online. Awalnya, dia hanya menjual daster yang menjadi wardrobe kesukaan emak-emak.
"Jualan daster doang. Harganya juga lumayan murah, tergantung bahan sih, mulai Rp 45.000-an. Tapi ternyata keuntungannya lumayan menggairahkan," kata Metha.
Memang, kata dia, membuat laporan penjualan perlu kegigihan dan konsistensi. Namun, dia sadar pentingnya mencatat arus keuangannya. Dia ingin mengetahui perkembangan usahanya dari hari ke hari. Apalagi, sejak usahanya berkembang, dan produknya bertambah.
"Cuma pusingnya kalau harus bikin laporan penjualan. Karena saya kan mencatat di buku doang. Terus, angkanya juga harus pas dengan yang saya jalanin, termasuk dengan jumlah uang yang saya pegang," cerita Metha tentang suka duka membuat laporan keuangan.
Metha menulis laporan penjualan di sebuah buku dan ia membuatnya sesederhana mungkin agar dapat dibaca dengan mudah. Dia berharap dengan kemudahan ini dia dapat dengan cepat mengontrol bisnisnya.
“Saya bikin di buku biasa. Isinya hanya laporan uang masuk dan keluar. Saya mencatat jumlah barang apa saja yang hari ini laku. Biasanya, setiap hari ada saja yang pesan meski hanya satu potong. Kalau sudah habis, biasanya saya langsung beli barang lagi dari uang modal yang saya keluarkan. Dari situ, saya bisa melihat barang yang jadi favorit dan keuntungan yang saya dapat,” kata Metha.
Sebenarnya, apa sih pengertian laporan penjualan?
Laporan penjualan merupakan salah satu instrumen dari laporan keuangan. Laporan tidak sama dengan catatan akuntansi, namun catatan sederhana penjualan atau kumpulan dari seluruh informasi penjualan yang disusun dan diinformasikan sebagai sebuah bahan pencatatan dan analisis penjualan.
Singkatnya, laporan penjualan merupakan instrumen yang akan memberikan gambaran umum tentang keadaan aktivitas penjualan dalam suatu perusahaan. Maka sudah seharusnya laporan menjadi SOP (standard operation procedure) di semua usahawan, termasuk UMKM. Bukan hanya restoran yang ramai, mini market, namun juga toko bangunan, bahkan penjual ikan mas di pasar.
Pentingnya Laporan Penjualan
Laporan penjualan memiliki fungsi penting bagi usahawan. Tapi apakah sepenting itu?
Sangat penting, sebab penjualan merupakan ujung tombak dari bisnismu. Melalui laporan penjualan, kamu dapat menilai kemajuan bisnismu per hari hingga per tahun.
Pakar Marketing dan Managing Partner Inventure, Yuswohady, mengatakan ujung dari profit adalah penjualan. Oleh karena itu, seorang pengusaha harus memiliki laporan keuangan, minimal laporan penjualan.
Melalui laporan keuangan, kamu bisa mengetahui berapa penjualan hingga keuntungan yang dihasilkan.
"Biasanya UMKM atau pebisnis pemula, keuangan mereka tercampur dengan keuangan pribadi dan enggak pernah dihitung berapa penjualan, berapa cost dan berapa profit. Kalau enggak ada catatannya kan kita enggak ngerti bisnis kita maju apa enggak. Tahun ini lebih baik dari tahun lalu enggak. Yang terjadi biasanya itu mereka pakai feeling," ujar Yuswohady ketika dihubungi Qasir.
"Padahal UMKM atau pebisnis yang bagus adalah mereka yang punya growth mindset," lanjut dia.
Wallstreetmojo menyebut, laporan penjualan sangat penting untuk hidup dan matinya sebuah bisnis. Ada 6 fungsi laporan penjualan yang menjadikannya penting untuk bisnismu, yakni:
-
Memantau Bisnis
Lewat laporan penjualan, kamu bisa melihat apakah bisnis yang dijalankan mengalami stagnan, maju atau justru mundur.
Saat membangunnya dari bawah, tentu kamu berharap semuanya berjalan lancar. Namun terdapat beberapa hal yang tak terduga saat memulainya. Kerugian atau kekurangan tersebut bisa terlihat dalam laporan penjualan.
-
Quality Control Produk
Laporan penjualan juga bisa menjadi quality control terhadap produk. Saat melihat penjualan menurun, kamu bisa mengecek kualitas barang, apakah sudah terjamin atau tidak.
-
Pertanggungjawaban
Laporan penjualan menjadi informasi terperinci bagimu. Apalagi untuk pihak yang terkait dengan bisnismu, misalkan investor.
-
Membuat Anggaran
Laporan penjualan juga bisa menjadi acuan dalam membuat anggaran. Ini berarti jumlah anggaran untuk pembelian keperluan mendatang berdasarkan pada biaya terkini. Misalnya, dari laporan bulan lalu, kamu bisa memperkirakan harga atau pembelian stock barang baru.
-
Evaluasi
Kamu juga bisa mengevaluasi bisnis yang tengah berjalan lewat laporan penjualan. Rangkuman dari data tersebut juga bisa menentukan arah ke depan, terutama untuk mengambil keputusan.
Misalnya, pengeluaran yang berkontribusi pada peningkatan penjualan dianggap sebagai biaya yang menguntungkan. Anda bisa mengambil keputusan untuk menambah produk.
-
Kendalikan Cash Flow
Uang yang masuk dan keluar dapat terkendali dengan memperhitungkan jumlah penjualan yang kamu lakukan.
Untuk memudahkan dalam menyusun laporan penjualan, tentu kamu harus punya bukti transaksi lengkap. Misalnya, nota pembelian barang, nota layanan antar, dan bukti transfer dari konsumen. Dari referensi tersebut, kamu kemudian bisa mengkalkulasi jumlah keuntungan.
Bukti transaksi juga haruslah tervalidasi. Salah satu cara termudah mendapatkan catatan transaksi yang rapi dan tervalidasi adalah dengan menggunakan aplikasi point of sale Qasir. Qasir memungkinkan semua penggunanya untuk dapat menghitung transaksi pada saat terjadi jual beli, mencatat transaksi dengan rapi dan akurat, hingga pengecekan kembali dalam bentuk laporan yang sudah disusun.
Untuk mendapatkan semuanya, download Qasir GRATIS di sini.
Cek Rutin untuk Kemajuan Maksimal
Meski penting, tak sedikit pengusaha tak rajin mengecek laporan secara rutin. Alasannya, tak ada waktu, malas dan tidak mau ribet.
Pengusaha asal Bandung, Ujang Hermanto, mengaku jarang memeriksa laporan keuangan, termasuk laporan penjualan. Pria yang berjualan kaus ini mempercayakan kepengurusan laporan penjualan ke istrinya, meski usahanya mulai berkembang hingga mampu menciptakan lapangan kerja baru bagi warga sekitar rumahnya.
“Saya jarang memeriksa laporan. Percaya saja dengan perkerjaan istri,” kata Ujang.
Alasannya, malas.
Ujang sadar, malas memeriksa laporan penjualan bisa berbahaya bagi bisnisnya.
Yuswohady membenarkan hal itu.
"Biasanya orang yang sukses itu enggak pinter. Seharusnya enggak begitu, tapi orang yang berani take a risk, bonek, biasanya mereka jago jualan mengoperasikan bisnis, tapi enggak mau ribet soal administrasi. Ini prakteknya ya, secara teori harusnya enggak begitu," ujar Yuswohady.
Selain itu, pengusaha yang masih berada di survival mode lah yang tidak mempedulikan laporan keuangan.Sebab, prioritas mereka adalah menjalankan roda perusahaan, belum mempedulikan soal kinerja.
Dia menambahkan, biasanya, pengusaha tidak mempedulikan soal laporan keuangan karena masih berada di survival mode.
Selain itu, masalah disiplin penting. Ketika sudah menyusun laporan laporan keuangan atau penjualan, kamu harus disiplin bukan hanya dalam pencatatan. Tapi juga pengecekan.
"Dalam laporan keuangan, kedisiplinan itu penting. Jika sudah menyusun keuangan, budget, marketing plan, maka tiap minggu, tiap bulan, tiap kuartal, harus dicek, sehingga tahu bagaimana perkembangan bisnis kita, sudah on the track belum. Biasanya kalau tidak disiplin, besok saja lah ceknya, besok lagi, besoknya lagi, akhirnya enggak dicek," tutur Yuswohady.
Lalu, apa saja komponen yang harus ada pada laporan penjualan kamu?
Yuswohady mengatakan komponen yang harus kamu cantumkan di laporan penjualan, minimal ada dua. Pertama, hasil penjualan dan kedua, biaya yang dikeluarkan.
"Tetap cost itu harus dicatat. Cost harus dikontrol kan. Kalaupun enggak ada laporan formal, angka penjualan dan cost itu harus dicatat. Bulan ini cost 100, bulan depan kok 120. Ini harus dicek naiknya kenapa. Hubungannya nanti, dengan harga perlu naik atau enggak kalau cost naik," jelas dia.
Laporan penjualan mengikuti besar-kecilnya bisnis kamu. Makin maju perusahaan, komponen yang ada semakin banyak. Oleh karena itu, dia sarankan untuk merekrut akuntan ketika bisnis sudah maju.
Menurut dia, kamu bisa memanfaatkan teknologi saat ini jika belum bisa merekrut akuntan.
"Sekarang ini sudah banyak aplikasi apalagi enggak mahal, harus punya aplikasi sendiri. Oleh karena itu, kalau dari sisi ribet dan enggak punya duit, enggak jadi alasan ya seharusnya," kata Yuswohady.
Ingin Mudah? Pakai Qasir
Qasir, saat ini, memiliki fitur Laporan Penjualan Otomatis yang dapat mempermudahmu dalam menyusun laporan keuangan. Laporan usaha itu akan dikirim ke emailmu, tanpa perlu akses ke akun ataupun membuka dashboard dari Backoffice.
Caranya, cukup dengan buka notifikasi email masuk melalui gawai yang kamu gunakan. Klik email, laporan pun terpampang dan kamu bisa melihatnya di mana pun, kapan pun.
Ada beberapa macam jangka waktu laporan yang bisa kamu dapatkan, yakni:
- Harian: Laporan akan dikirim pada keesokan harinya
- Mingguan: Laporan akan dikirim senin pada setiap minggunya
- Bulanan: Laporan akan dikirim setiap tanggal 1 pada awal bulan
- 3 Bulan: Laporan akan dikirim setiap tanggal 1 pada waktu 3 bulan sekali.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang Laporan Penjualan Otomatis, baca panduan dengan klik tautan ini.
Tak hanya angka, grafik kenaikan dan penurunannya juga bakal terpampang di laporanmu. Laporan penjualan sederhana 30 hari terakhir di Qasir ini bisa diakses tanpa biaya alias gratis. Sedangkan jika kamu membutuhkan laporan lebih lama lagi, kamu bisa mengaksesnya dengan berlangganan Qasir Pro, layanan berlangganan Qasir untuk akses lebih bebas tanpa batas, dengan biaya Rp1000 saja per hari.
Untuk mengetahui tentang Qasir Pro dan cara berlangganan Qasir Pro, klik tautan ini.
Mengelola usaha bisa sesimpel dan semudah ini jika kamu menggunakan Qasir. Cukup dengan sentuhan jari, bye-bye ribet!
Baca juga: