Tips
Seberapa Penting Mencatat dan Mengelola Stok Produk dalam Usaha?
Seorang pelanggan baru saja hadir di toko untuk membeli sejumlah produk pembersih rumah serta stok dapur. Dengan senyum hangat, kamu mengingat hal-hal yang ia butuhkan, lalu membantu mengambilkannya. Meski begitu, ternyata sebagian besar produk yang pelanggan ini cari tidak ada di rak maupun di gudang penyimpanan. Karena kamu tidak terbiasa untuk mencatat, kamu pun lupa melakukan pemesanan, sehingga banyak stok yang habis tanpa disadari.
Apa yang akan kamu lakukan ketika menghadapi hal ini? Tentunya, sebagai pelaku usaha, ini bukanlah pengalaman yang menyenangkan.
Sebagai seorang pelaku usaha, manajemen operasional merupakan salah satu pilar penting yang perlu diperhatikan. Secara sederhana, manajemen operasional merupakan pengelolaan setiap faktor yang berperan dalam proses menghasilkan produk barang atau jasa. Bagi para pelaku UMKM yang memiliki kios eceran atau warung kelontong, pengelolaan ini juga tidak kalah penting dalam menjaga ketersediaan produk bagi para konsumen.
Urusan pencatatan stok produk sangat sering disepelekan oleh para pelaku usaha, terutama pedagang kecil atau pelaku UMKM. Kegiatan ini tampaknya rumit dan membosankan, sehingga para pengusaha cenderung mengesampingkannya. Padahal, pengelolaan stok yang rapi adalah salah satu indikator untuk dapat menilai sehat atau tidaknya sebuah usaha. Tidak jarang para pedagang merasa mampu mengingat semua jumlah stok di luar kepala, tapi pada kenyataannya kemampuan ingatan manusia sangat terbatas. Jika jumlah stok barang yang ada sedikit, mungkin hal ini akan cukup mudah dilakukan, namun apa yang terjadi kalau kita memiliki stok yang beragam dalam jumlah besar? Mustahil kita dapat mengingatnya secara akurat, apalagi mengelolanya. Akibatnya, pelaku UMKM sering tidak menyadari ketika terdapat barang yang hilang atau rusak. Bagaimana sebuah bisnis dapat berhasil jika hanya mengedepankan hal-hal yang kelihatannya penting tanpa memedulikan setiap aspek yang faktanya mendukung keberlangsungan usaha?
Ketika kamu tidak mengetahui jumlah stok barang secara akurat, beberapa konsekuensi ini mungkin kamu hadapi. Pertama, barang dagangan bisa hilang, rusak, atau bahkan berpindah tangan tanpa sepengetahuan kamu. Dengan sistem yang tidak teratur, mudah juga terjadi kesalahan penghitungan barang pada saat transaksi maupun jadwal pengiriman barang. Ditambah lagi, seperti pada contoh kasus sebelumnya, toko yang kekurangan atau kekosongan barang dapat mengecewakan pelanggan, sehingga meningkatkan potensi kerugian usaha.
Tips Praktis Mengelola Stok Barang bagi Pengusaha
Setelah kita memahami pentingnya pengelolaan operasional dan bahaya dari stok produk yang tidak tercatat dengan baik, muncul pertanyaan berikutnya: bagaimana kita sebagai pelaku usaha dapat mengelola stok barang secara efektif dan efisien? Qasir punya sejumlah tips praktis dalam mengelola stok barang untuk kamu.
Tips #1: Atur Penyimpanan dengan Rapi Berdasarkan Kategori
Pengaturan yang rapi akan memudahkan kamu dalam mencari produk. Ketika pengelolaan produk tidak rapi, mungkin terdapat perbedaan antara jumlah stok dalam sistem pencatatan dan jumlah stok yang sebenarnya. Selain itu, produk yang rusak atau hilang akan jauh lebih mudah terdeteksi.
Mengutip penjelasan dalam blog perusahaan software ritel Lightspeed, menyimpan barang dagang secara rapi dapat dilakukan dengan beberapa langkah. Pertama, kamu perlu menetapkan denah area penjualan dan gudang penyimpanan kamu, yang kemudian dijelaskan terhadap seluruh pegawai dalam toko. Kecil maupun besar, langkah ini dapat membantumu mengelola toko dengan lebih rapi.
Setelah itu, simpan barang dalam bagian penyimpanan dan rak berdasarkan kategori dan tipe masing-masing, yang kemudian ditandai dengan label yang jelas, sehingga memudahkan proses pencarian serta pemeriksaan barang. Setiap karyawan dalam toko pun memiliki panduan yang jelas untuk menaruh dan mengambil barang pada tempatnya.
Tips #2: Membuat Daftar Stok Barang
Dengan daftar ini, kamu bisa dengan mudah mengetahui barang mana yang sering terjual dan mana yang tidak terlalu laris. Kamu pun bisa memulai dengan pencatatan yang sederhana. Dalam catatan stok barang, kamu perlu memiliki nama laporan serta periode laporan yang tertulis dengan jelas. Setelah itu, catat setiap informasi dasar dari produk dalam usahamu, seperti kode barang, nama barang, jumlah barang yang tersedia, harga barang, serta beberapa keterangan lain yang diperlukan. Dengan format sederhana ini, kamu sudah memiliki data paling dasar untuk memantau stok barang dalam usaha.
Tips #3: Memantau Pergerakan Barang dan Melakukan Pemesanan
Jika sudah punya catatan, kamu secara otomatis akan tahu jika barang dagangan mulai menipis, sebelum stok benar-benar kosong. Kamu juga bisa segera memesan kembali tanpa harus menunggu barang habis. Meski begitu, muncul pertanyaan selanjutnya: kapan kita perlu melakukan pemesanan kembali? Berdasarkan informasi dari Veeqo, titik pemesanan kembali adalah ketika mencapai angka stok aman. Satu formula yang diberikan adalah mengalikan jumlah hari dari pemesanan hingga barang diterima dengan jumlah penjualan barang setiap harinya. Angka yang didapat kemudian ditambah dengan jumlah stok yang dianggap aman, misalnya 50 produk. Angka terakhir yang didapat dari formula ini adalah angka penentu untuk kita segera melakukan pemesanan kembali. Dengan sistem yang lebih tertata seperti ini, pelanggan pun tidak akan kecewa karena yang mereka cari selalu tersedia.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk melakukan pemesanan. Bagi pengusaha yang penjualannya stabil, kamu bisa memesan produk dengan jumlah yang teratur. Pengusaha yang mahir mengukur perkiraan permintaan pasar dapat menyesuaikan jumlah pemesanan secara berkala. Bagi pelaku usaha eceran dalam jumlah yang lebih kecil, pemesanan dapat dilakukan setelah jumlah stok di bawah batasan tertentu.
Tips #4: Membuat Pengecekan Stok Opname Secara Berkala
Pelaku usaha juga perlu memastikan stok yang tercatat sama dengan stok fisik, baik secara kuantitas maupun kualitas. Dengan demikian, kamu akan tahu jika ada barang yang memiliki selisih jumlah atau yang kondisinya sudah tidak baik. Bagi para pengusaha dengan jumlah stok yang cukup besar, Vend menganjurkan salah satu metode untuk menghitung stok, yaitu cycle counting. Metode ini meliputi proses penghitungan sebagian barang dagangan secara terus menerus, baik setiap hari atau setiap minggu di luar jam operasional toko, sehingga tingkat stok dapat terus terpantau tanpa mengganggu aktivitas jual-beli. Pengusaha melakukannya dengan menghitung jumlah stok fisik pada area tertentu, membandingkannya dengan data keseluruhan dalam sistem, lalu melakukan koreksi. Ini ternyata dikenal sebagai metode yang paling efisien untuk para pengusaha.
Terkait dengan pencatatan fisik, frekuensi pelaksanaannya dapat ditentukan oleh masing-masing pengusaha berdasarkan kebutuhannya, baik setahun sekali, dua tahun tahun sekali, atau justru lebih sering melakukannya. Hal yang terpenting adalah menentukan frekuensi yang jelas dan menjelaskannya pada setiap karyawan toko, sehingga semua bisa siap dan melakukan bagiannya dengan baik.
Terlihat merepotkan? Ya, kami paham bahwa mengelola stok barang, apalagi dalam jumlah dan keragaman yang tinggi, tentu sangat merepotkan dan membutuhkan waktu. Ini tentu sangat terasa ketika pencatatan ini masih dilakukan menggunakan cara manual, yaitu dengan pulpen dan kertas. Ditambah lagi kalau catatannya tercecer. Sementara itu, pelanggan sudah mengantre untuk berbelanja di toko.
Kalau begitu, kenapa tidak coba aplikasi Qasir?
Dengan Qasir, kamu bisa melakukan transaksi, mencatat jumlah barang yang tersedia, memantau kondisi stok, serta melakukan pemesanan produk yang dibutuhkan. Semua dalam satu aplikasi yang praktis dan gratis! Semudah menekan tombol download, melakukan registrasi, dan memilih fitur “Produk” dalam aplikasi. Di dalam fitur ini, kamu dapat dengan mudah mencatat semua barang sesuai jenis, variasi, harga, dan jumlah produk. Semua produk yang keluar dan masuk pun akan terpantau secara sistem, sehingga kamu tidak perlu menghitung dan mencatat secara manual berulang kali. Fitur ini juga bisa membantu kamu melihat produk yang paling laris dan hampir habis serta yang masih banyak terdapat di dalam ruang penyimpanan.
Kemudahan dalam mencatat dan mengelola stok produk hanya satu di antara berbagai kemudahan yang dapat dihadirkan oleh Qasir. Apapun bentuk usahamu, Qasir mampu menjadi sahabat yang siap membantu menjadikan bisnismu berjalan dengan optimal.
Setelah ini, coba tumbuhkan kebiasaan mengelola stok dengan rapi ya, BossQ. Jadikan bisnismu lebih tertata, lebih terpercaya, dan lebih banyak laba!